전자문서보관 의무기간과 폐기 절차, 개인정보 보호 기준 — 삭제보다 어려운 건 ‘안전한 삭제’

전자문서는 편리하지만,
보관과 삭제는 오히려 종이보다 복잡합니다.

법은 문서의 종류에 따라
최소 보존기간과 폐기방법을 명확히 정해두고 있습니다.

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1️⃣ 전자문서보관의 법적 근거

항목근거 법률주요 내용

전자문서 및 전자거래 기본법	제28조	전자문서는 원본과 동일한 효력
상법	제33조	회계장부·거래증빙 10년 보존 의무
소득세법 시행령	제210조	세금 관련 서류 5년 이상 보관
개인정보보호법	제21조	목적 달성 시 즉시 파기 원칙

📎 즉, “모든 전자문서가 오래 보관돼야 한다”는 건 오해입니다.
→ 일부는 의무보존, 일부는 즉시 파기 대상입니다.

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2️⃣ 문서 종류별 보관기간 요약표

문서 종류최소 보관기간관련 법령

상거래 계약서	5년	상법 제33조
세금계산서, 영수증	5년	소득세법 시행령 제210조
급여명세서, 근로계약서	3년	근로기준법 제41조
부동산 거래계약서	10년	부동산등기법 제11조
개인정보 수집·이용 동의서	목적 달성 시 즉시 삭제	개인정보보호법 제21조
전자계약 로그기록	3년	전자거래기본법 시행령 제7조
법원 제출용 문서	사건 종료 후 5년	민사소송법 시행규칙 제41조

📎 “업무용 + 세금 관련”은 최소 5년, “개인정보”는 즉시 삭제가 원칙입니다.

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3️⃣ 전자문서 장기보존 방식

✅ 공인전자문서보관소 이용 — 법적 효력 + 보안 보장
✅ 클라우드 보관 시 암호화 필수 (AES256 등급 이상)
✅ 백업용 저장장치 이중화 (NAS 또는 외장SSD)
✅ 파일명 규칙화 (문서명_날짜_작성자.pdf)

📎 PDF 포맷으로 저장하면 장기 열람 호환성이 높습니다.

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4️⃣ 전자문서 폐기 시 유의사항

전자문서는 ‘삭제’가 아니라 ‘파기’해야 합니다.
단순 삭제는 복구가 가능하므로, 법적 보호를 받지 못합니다.

✅ 복구 불가능한 형태로 완전 삭제
✅ 파기기록 로그 남기기
✅ 보관서버·백업서버에서 동시 삭제
✅ 개인정보 포함 문서는 암호화 후 폐기 보고서 작성

📎 특히 개인정보 포함 문서의 무단 폐기는 최대 5천만 원 이하 과태료 대상입니다.

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5️⃣ 개인정보보호법상 파기 기준

항목내용

법적 근거	개인정보보호법 제21조
원칙	이용목적 달성 후 즉시 파기
예외	법령에 따라 일정기간 보존 가능
파기 방법	복구 불가능한 기술적 조치 (영구삭제, 덮어쓰기 등)
관리 책임자	개인정보보호책임자 지정 의무

📎 이메일 주소, 이름, 주민등록번호가 포함된 문서도 모두 개인정보입니다.

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6️⃣ 전자문서 파기 절차 예시

1️⃣ 보존기간 만료 문서 확인
2️⃣ 파기대상 목록 작성 (문서명·보관기간·삭제일)
3️⃣ 복구불가 기술로 영구삭제 (디가우징, 덮어쓰기 등)
4️⃣ 파기로그 및 보고서 작성
5️⃣ 관리책임자 승인 후 파기완료 처리

📎 공공기관은 파기결과를 3년간 별도 기록해야 합니다.

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7️⃣ 실제 사례

🟢 사례 1 — 개인정보 포함 계약서 삭제 누락으로 과태료 1천만 원
보존기간 만료 후 서버 방치 → 개인정보보호법 위반.

🔵 사례 2 — 영수증 3년 보관 후 파기 → 적법 처리 인정
보관기록 및 파기로그 제출 → 행정조사 무사 통과.

🔴 사례 3 — 세금계산서 2년 만에 삭제 → 증빙불충분 판정
국세청 세무조사 시 매출 누락 의심 → 가산세 부과.

📎 삭제도 절차를 지키면 ‘보안 관리’, 어기면 ‘법 위반’입니다.

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8️⃣ 기업·개인별 관리 팁

구분권장 방식

개인	계약·영수증은 5년, 개인정보 문서는 즉시 삭제
소상공인	회계장부·거래내역은 최소 10년
법인기업	전자보관소 + 사내 백업 병행
공공기관	파기대장 관리 및 감사대비 로그 유지

📎 보존기간이 끝나면, 삭제도 ‘증거로 남겨야 안전’합니다.

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9️⃣ 전자문서 폐기 관련 처벌 규정

위반 내용관련 법령처벌 수위

법정 보존기간 위반	상법 제33조	과태료 500만 원 이하
개인정보 미파기	개인정보보호법 제75조	과태료 5천만 원 이하
자료 위조·삭제	형법 제314조의2	징역 7년 이하
세금 관련 자료 누락	소득세법 제81조	가산세 20% 부과

📎 의도적 삭제는 ‘단순 실수’로 인정되지 않습니다.

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10️⃣ 마무리

전자문서의 시대는 보관보다 ‘관리’가 더 중요한 시대입니다.
지워도 지워진 게 아니고, 남겨도 남긴 게 아닙니다.

✅ 문서별 법정 보존기간 숙지
✅ 개인정보는 즉시 파기
✅ 삭제기록은 반드시 로그로 남기기

“디지털의 흔적은 지워질 수 있지만, 책임은 남는다.”