공공기관 전자문서 관리 기준과 기록물 보존 체계 — 국가 행정의 모든 기록은 남는다

공공기관의 모든 문서는
“기록으로 남기고, 관리하며, 필요한 기간이 지나면 폐기”되는
‘기록물 생애주기(Lifecycle)’ 개념으로 관리됩니다.

이 과정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라
국가기록원이 직접 감독합니다.

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1️⃣ 공공기관 전자문서 관리의 법적 근거

항목근거 법률내용

공공기록물 관리에 관한 법률	제8조~제13조	기록물 생산·등록·보존 의무
행정효율과 협업촉진에 관한 규정	제17조	전자문서 결재 및 관리 기준
국가기록원 고시	기록물 보존기간 책정 기준표	보존연한 세부 규정

📎 공공기관이 생산한 전자문서는 ‘행정정보’가 아닌 ‘기록물’로 간주됩니다.

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2️⃣ 전자문서의 관리 단계 (Lifecycle)

1️⃣ 생산 — 공문 작성, 결재, 시행 단계
2️⃣ 등록 — 전자문서시스템(온-나라, 새올 등)에 등록
3️⃣ 분류 — 업무 유형에 따른 기록분류번호 부여
4️⃣ 보존 — 보존기간별 분류(1년·5년·10년·30년·영구)
5️⃣ 이관/폐기 — 국가기록원 이관 또는 파기 승인 후 삭제

📎 모든 공문은 ‘기록물철’로 묶여 중앙기록물관리시스템으로 이관됩니다.

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3️⃣ 기록물의 보존기간 기준

보존기간주요 기록물 예시

1년	일반 민원처리 문서, 내부 지시사항
3년	단기사업 결과보고서, 예산집행내역
5년	공문서, 행정절차 관련 문서
10년	주요 사업계획, 조례·규칙안 검토서
30년	국가정책 결정문서, 정부 위원회 회의록
영구	헌법·법률 제정 문서, 대통령 결재문서, 국가기밀

📎 보존연한은 기관 자체가 정할 수 없으며, 국가기록원 표준표에 따라야 합니다.

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4️⃣ 공공기관 전자문서 시스템 구조

✅ 온-나라 문서시스템 — 중앙부처 및 광역자치단체 공통
✅ 새올행정시스템 — 기초지자체용
✅ e-문서유통시스템 — 기관 간 전자문서 교환
✅ 기록관리시스템(RMS) — 생산·등록·보존 통합 관리
✅ 국가기록원 전자기록관리시스템(NAKRS) — 영구보존

📎 모든 시스템은 ISO 15489(기록관리 국제표준)을 기반으로 운영됩니다.

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5️⃣ 전자기록물의 보존 형식

구분포맷특징

문서	PDF/A	장기보존 표준, 수정 불가
이미지	TIFF, JPEG2000	원본 스캔용
데이터	XML, CSV	행정정보 데이터셋
동영상	MP4, WMV	회의기록 및 홍보영상
음성	WAV, MP3	전화민원·녹취기록

📎 모든 파일은 메타데이터(작성자, 날짜, 기관명, 보존연한 등)를 포함해야 합니다.

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6️⃣ 기록물 폐기 절차

1️⃣ 보존기간 만료 기록 식별
2️⃣ 기록물 평가심의회 개최 (기관 내부)
3️⃣ 국가기록원 승인 요청
4️⃣ 폐기 승인 후 영구삭제 (복구 불가 방식)
5️⃣ 폐기대장 작성 및 10년간 별도 보관

📎 공공기관은 임의로 기록을 삭제할 수 없으며, 국가 승인이 반드시 필요합니다.

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7️⃣ 전자문서의 위변조 방지 관리

✅ 접근권한 관리 — 담당자별 열람/편집 권한 분리
✅ 로그 기록 — 수정·열람·출력 모두 기록
✅ 백업 저장 — 이중서버 및 외부보관
✅ 해시값 검증 — 파일 무결성 주기 점검

📎 모든 행정문서는 ‘누가, 언제, 무엇을 했는가’의 기록이 남습니다.

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8️⃣ 개인정보 포함 문서의 관리 예외

공공기관이 보유한 전자기록물 중
개인정보가 포함된 문서는 「개인정보보호법」 제21조에 따라
보존기간 경과 후 반드시 파기해야 합니다.

✅ 개인정보 포함 문서 — 주민등록번호, 연락처, 계좌정보
✅ 파기 방법 — 복구 불가능한 암호화 삭제
✅ 예외 — 법령상 별도 보존 의무가 있는 경우(예: 세금·행정소송 자료)

📎 행정기관이라도 개인정보는 무기한 보관이 금지됩니다.

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9️⃣ 실제 행정사례

🟢 사례 1 — 전자결재문서 누락, 감사 지적 사례
보존기간 5년 문서를 시스템 미등록 → 행정처분 경고.

🔵 사례 2 — 폐기 승인 없이 삭제 → 과태료 부과
지자체 민원기록물 임의삭제 → 국가기록원 감사결과 300만 원 과태료.

🔴 사례 3 — 기록물 이관 누락으로 행정소송 불리 판결
문서 보존이력 미비 → 증거 불충분으로 패소.

📎 전자기록 관리 미비는 행정 책임 문제로 이어집니다.

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10️⃣ 마무리

공공기관의 전자문서는 단순한 데이터가 아니라
국가의 기억이며 행정의 증거입니다.

✅ 기록은 투명성의 근본
✅ 보존은 행정 신뢰의 기반
✅ 폐기는 법적 승인 절차 필수

“국가의 기록은 국민의 권리를 증명한다.”